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会议纪要存档制度

第一章总则

第一条为进一步规范公司内部会议纪要的存档管理，有效防控相关专项风险，确保业务流程的标准化与合规性，提升管理效率与决策质量，结合公司实际情况，特制定本制度。通过明确会议纪要的生成、审核、归档、查阅及监督等环节的管理要求，实现全过程管控，促进组织管理的科学化、规范化。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司各级会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、专题研讨会、部门例会等，其形成的会议纪要均须依照本制度执行。会议纪要的存档管理覆盖公司所有业务场景，涉及战略决策、运营管理、风险防控、合规审查等关键环节。

第三条本制度中下列术语含义：

（一）“会议纪要专项管理”指公司对会议纪要的生成、审核、归档、查阅、监督等全流程的管理活动，旨在确保纪要内容的真实性、完整性、合规性，并满足内部决策、追溯责任及外部监管的需求。

（二）“专项风险”指会议纪要管理过程中可能出现的风险，包括但不限于：纪要内容失实或遗漏、存档不完整或丢失、查阅权限失控、纪要内容引发合规争议等。

（三）“合规审查”指根据公司相关制度要求，对会议纪要的内容、流程、格式及存档方式进行的合法性、合理性审查，确保符合法律法规及内部管理规定。

第四条会议纪要专项管理应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则：确保所有应存档的会议纪要均纳入管理范围