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会议组织协调制度

第一章总则

第一条为加强公司内部会议的组织与协调，规范会议管理流程，提升会议效率，有效防控专项风险，确保各项决策科学合理、执行到位，特制定本制度。通过明确会议组织职责、优化运行机制、强化保障措施，构建系统化、标准化的会议管理体系，促进公司治理能力提升，保障业务运营稳定有序。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与的所有内部会议，包括但不限于董事会会议、总经理办公会、专项工作会、部门例会、专题研讨会等。会议组织协调工作应覆盖公司治理、业务运营、风险管理、合规管理、资源调配等核心场景，确保各类会议活动符合制度要求，实现高效协同。

第三条本制度中下列术语的定义：

（一）“会议专项管理”是指通过制度设计、流程规范、职责分工、技术支撑等手段，对会议的发起、筹备、召开、记录、督办、评估等全流程实施系统性管控，旨在降低会议组织风险，提升决策质量与执行效率。

（二）“专项风险”是指在会议组织协调过程中可能出现的系统性偏差或突发事件，如议程偏离、信息不对称、决策失误、执行滞后、合规瑕疵等，需建立针对性防控机制。

（三）“合规管理”是指依据公司章程、业务规范、行业准则及法律法规要求，对会议决策的内容、程序、形式进行合法性、合理性审查，确保会议活动符合外部监管及内部管控标准。

（四）“责任协同”是指会议组织涉及的多层级主体（决策层、管理