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外贸操作流程与风险防控手册

第一章外贸基础流程概览

1.1询盘与报价机制

询盘（Inquiry）是外贸的起点，指买方向卖方发出询问商品名称、规格、数量、价格及交货期的书面或口头信息。在操作手册中，询盘必须包含清晰的“三要素”：商品描述、交易意向（购买/出口）及期望回复时间。报价（Quotation）是卖方对询盘内容的专业回应，需明确列出单价、总价、支付方式、信用证条款（如适用）及有效期。报价单必须附带详细的报价单编号（QuotationNo.）以便后续核对，避免混淆。

询盘与报价的沟通需遵循“先确认需求，后锁定成本”的原则。例如，若买方要求“面料需含100支支数且含5%弹力”，卖方报价时需逐条确认，不得漏项。报价的报价有效期（ValidityPeriod）至关重要，通常设定为15-30天。若超过此日期买方未回复，视为放弃询盘，卖方不得再接受同一订单，以免陷入被动。专业术语的准确使用是报价的核心，如FOBShanghai代表“上海港船上交货”，EXWFactory代表“工厂交货”，T/T30%代表“电汇30%定金”。术语错误会导致运费计算错误或收款争议。

报价后的跟进（Follow-up）是保障成交的关键环节，需在报价发出后3-5天内主动询问“是否收到询盘”，若超过7天无回应，应礼貌说明“因您未回复，我方将按原报价执行”或“已按原报