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医用电子文档归档标准操作流程

一、目的

为规范医疗机构内部医用电子文档的管理，确保电子文档的真实性、完整性、可用性和安全性，保障医疗工作的连续性、可追溯性，以及符合相关法律法规要求，特制定本标准操作流程（以下简称“本流程”）。本流程旨在为各相关科室及人员提供清晰、统一的电子文档归档操作指引，提升医疗信息管理水平。

二、适用范围

本流程适用于医疗机构内所有在医疗活动、教学科研、行政管理等过程中产生的，具有保存价值并需进行归档管理的电子文档。涵盖但不限于电子病历、检验检查报告、医学影像资料、手术记录、护理记录、处方信息、科研数据、管理文件等。所有涉及医用电子文档创建、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等活动的部门及人员均需遵守本流程。

三、职责分工

（一）文档形成部门/人员

负责本部门/个人在医疗活动中产生的电子文档的初步审核、整理、命名规范，并按照规定时间和要求提交至归档管理部门。确保提交文档的真实性、完整性和有效性。

（二）归档管理部门（通常为医务科、信息科或档案室）

1.负责本流程的制定、修订、解释和监督执行。

2.负责医用电子文档归档系统的日常维护和管理。

3.接收、验收各部门提交的电子文档。

4.组织对接收的电子文档进行分类、著录、标引和存储。

5.负责电子文档的安全保管、备份与恢复。

6.提供电子文档的查询、借阅服务，并对利用情况进行登记。

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