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人事档案管理规范操作指引

一、总则

人事档案作为企业人力资源管理的核心信息载体，系统记录了员工从入职到离职（或退休）全过程的重要信息，是企业识人、用人、育人、留人的重要依据，同时也承载着维护员工合法权益的重要使命。为确保人事档案材料的真实、完整、规范与安全，提升档案管理工作的科学化、制度化水平，特制定本操作指引。本指引适用于企业内部所有员工人事档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、利用、转递及保密等管理工作。

人事档案管理工作应遵循以下基本原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，严禁弄虚作假、篡改伪造。

2.完整性原则：确保档案材料收集齐全，反映员工个人经历和情况的材料无重要遗漏。

3.规范性原则：档案的建立、整理、归档、利用等各环节均需按照规定程序和标准操作。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、丢失、损坏。

5.保密性原则：严格遵守国家及企业保密规定，未经授权不得擅自泄露档案内容。

二、档案的建立与接收

（一）新员工档案建立

新员工入职后，人力资源部门应及时为其建立人事档案。建档工作应在员工入职一个月内完成。

1.材料收集：主动向员工收集个人基本材料，主要包括但不限于：

*身份证复印件（正反面）

*学历、学位证书复印件及学信网验证报告（或学历学位认证报告）

*职业资格证书、专业技术职务任职资格证书复印