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行政行业办公室秘书会议记录作业手册

第1章会议筹备与组织

1.1会议议题筛选与定稿

议题筛选是会议筹备的基石，秘书需依据《行政公文处理规范》严格把关，首先运用“三查四对”原则（查背景、查数据、查来源；对议题、对时间、对地点、对参会人员）剔除无实质内容的陈词滥调。秘书应建立“议题分级分类库”，将议题分为“常规性”、“专题性”和“紧急性”三个等级，对常规性议题实行“月度滚动制”，确保会议资源的高效配置。

在筛选过程中，需运用“成本-收益”分析法，评估议题的可行性，若涉及跨部门协调，必须附带详细的“责任矩阵图”（RACI模型），明确谁负责发起、谁负责协调、谁负责批准、谁负责执行。针对涉及敏感数据的议题，秘书须执行“保密审查程序”，对照《行政保密条例》进行三级审核，确保会议内容不泄露核心商业机密或个人隐私。对于重复性议题，秘书需运用“会议日历预警机制”，提前30天在系统中标记该议题，避免重复召开，同时记录历史决策偏差，为下次会议提供改进建议。

定稿时需遵循“一事一议”原则，每个议题必须附带具体的量化指标（如增长率、完成率），确保会议产出可衡量、可追踪，杜绝模糊的“加强合作”类空话。

1.2参会人员邀请与确认

邀请流程要严格执行“先确认、后发出”原则，秘书需在会议开始前5个工作日向各参会部门负责人发送《会议邀请函》，明确会议主题、时间及预期成果。确认环