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行政行业办公室秘书公文写作规范手册（执行版）

第1章公文处理基本规范

1.1公文收文与登记管理

收文是指机关、团体、企事业单位等组织按照法定程序接收外部的公文，并对其进行初步审核与管理的活动。根据《党政机关公文处理工作条例》，收文办理是公文处理的源头环节，必须严格遵循“收文登记、分送办理、催办、查办”的闭环流程。收文登记是收文管理的核心，要求对每一份外来公文进行“三单合一”记录，即“三单”指收文单、登记簿和签收单。收文单需详细记录公文来源、文号、标题、发文字号、密级、紧急程度、份数、签收人及日期；登记簿需由专人保管，按年度装订；签收单需由接收人当场签署，确保责任到人。

收文分送环节需依据公文处理规则，将收到的公文按照紧急程度和办理时限进行科学分流。对于特急公文，应优先安排至办公室或相关职能部门；紧急公文需立即转送；普通公文则按常规流程流转。若遇公文数量激增，需启动“分送预案”，提前准备分送清单和催办通知。收文催办是确保公文“件件有回音”的关键措施，通常设定为公文发出后3个工作日内，由专人通过电话、邮件或办公系统发起催办提醒。若逾期未办，需依据《党政机关公文处理工作条例》规定，将公文退回原发文机关或上级机关，并按规定办理退文手续。收文查办是落实公文处理责任的具体行动，要求对已分送办理的公文进行全程跟踪。对于重要、紧急的公文，查办人员需实地核查办理结果，核对办理时