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房地产行业物业部管理员档案管理规范手册

第1章总则

1.1管理范围与职责界定

本手册适用于公司所有新建、在建及已交付的住宅、商业及工业物业项目，涵盖从物业部管理员（PM）接手项目档案到移交业主手中的全生命周期管理。物业部管理员作为档案的第一责任人，需负责项目档案的收集、整理、归档、借阅及销毁工作，确保档案的完整性、准确性和安全性。

档案管理员必须严格区分“项目档案”（包含图纸、合同、验收单等）与“个人档案”（包含员工考勤、奖惩记录等），严禁将个人生活资料混入项目档案。在职责界定中，项目档案管理员负责档案的实体管理，而档案系统管理员负责档案数据的录入、检索与维护，两者需通过定期交接确认来明确责任边界。对于重大工程项目的档案，如主体结构验收、竣工验收备案等关键节点，必须由项目总工签字确认后，方可由物业部管理员启动归档流程。

若发生档案丢失、损毁或泄密事件，物业部管理员需在24小时内上报公司档案管理部门，并配合调查，不得隐瞒或推诿。

1.2档案管理基本原则

坚持“先收集、后整理、再归档”的顺序，确保档案内容真实反映项目实际建设情况，杜绝事后补造现象。遵循“原件优先、复印件备查”的原则，所有归档资料必须保证原件的完整性，复印件需加盖“与原件核对无误”印章。

严格执行“分级管理、分类存放”策略，不同性质、不同阶段的档案需放置在符合防火、防潮要求的专用档案柜中。实施“专人专管、定