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金融行业董事会办公室秘书会议纪要操作手册

第1章会议筹备与组织管理

1.1董事会会议计划制定与审批

秘书需依据《公司章程》及董事会会议事规则，提前15个工作日向董事会秘书室提交年度会议计划草案，明确会议届次、时间、地点及拟议议题清单，确保计划符合法定程序。计划草案需经董事会秘书室内部初审，重点核查议题的合规性、重要性的评估等级以及预算可行性，并附上相关背景资料以备复核。

初审通过后，计划需提交董事会秘书室主任进行集体审议，由主任根据会议议题的复杂程度和潜在风险，对计划进行最终确认或提出修改意见。审议通过后，计划需报送董事长或董事长指定的授权人进行最终审批，审批意见应明确是否同意召开会议、具体召开时间范围及是否需要调整议程。审批流程完成后，秘书须立即启动“会议启动”状态，将审批通过的会议计划录入企业数字化会议管理系统，并唯一的会议编号作为后续全流程的唯一标识。

秘书需在系统中标记会议为“待筹备”，并向办公室行政部发送《会议筹备通知单》，同时确认会议室的可用性，确保物理环境准备就绪。

1.2会议通知发布与参会确认

秘书应依据审批后的会议计划，在系统内发布正式会议通知，通知中必须包含会议全称、时间、地点、议程概要、参会人数要求及联系方式等核心要素。通知发布后，秘书需设定24小时内的自动回复机制，确保收到通知的参会者能第一时间获取关键信息，并引导其通过官方