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行政行业办公室秘书会议记录整理工作手册

行政行业办公室秘书会议记录整理工作手册

第1章会议筹备与流程规范

1.1会议通知的精准下发与追踪

会议通知需通过OA系统或企业等官方渠道精准发送，确保每位参会者收到包含会议主题、具体时间、地点、主讲人及议程安排的正式通知，并设置24小时响应窗口，以便相关人员及时确认或提出修改意见。通知内容必须明确标注“请准时出席”或“请提前15分钟入场”等关键指令，并附上备用交通路线及会议室导航截图，减少因信息模糊导致的迟到或找不到位置情况。

建立“待办事项追踪表”，利用企业“待办”功能或钉钉任务列表，设定48小时未回复即自动提醒机制，确保突发事件或临时变更能在第一时间得到响应并更新。对于紧急会议，需在通知中注明“紧急程度：高/中/低”及“预计会期：15分钟/30分钟”，并附带紧急联系人电话，以便在会议期间快速对接突发需求。通知发出后需立即核对发送记录，确认无遗漏人员（特别是跨部门协作会议），并记录发送时间戳作为流程追溯依据，确保全流程可审计。

针对跨部门会议，需提前与参会部门负责人确认其紧急程度及是否需要携带特定资料，并在通知中注明“请提前准备并携带”，避免现场临时索要资料造成的效率损失。

1.2会议议题的筛选与优先级排序

议题筛选前需召开“议题预审会”，由行政秘书牵头，对照年度重点工作清单及部门核心诉求