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零售业采购部采购专员供应商管理手册

第1章供应商基础管理与准入规范

1.1供应商资质审核标准与流程

审核启动前，采购专员需依据《供应商准入管理办法》明确审核触发条件，对于新入驻供应商或业务量发生50%以上波动时，必须立即启动资质复核程序，确保审核工作有据可依。在审核现场，专员应要求供应商提供法定代表人身份证复印件、营业执照正副本及近三个月的银行对账单，并核对公章真伪，确保“人、章、证”三者一致性。

针对核心物料供应商，审核需覆盖生产许可证、ISO认证证书、环境管理体系认证以及过往3年的重大合同履约记录，缺一不可。系统录入环节，专员需将审核结果录入企业ERP系统，并在系统中唯一的“供应商准入编号”，该编号将作为后续所有业务交互的唯一身份标识。审核通过后，系统需自动推送“合格通知书”至供应商，并同步更新采购订单系统中的供应商状态为“已准入”，禁止其参与后续询价流程。

对于审核中发现的瑕疵项，系统应自动锁定该供应商的订单处理权限，直至供应商提交《整改承诺书》并经采购总监审批后方可恢复交易。

1.2供应商注册档案建立与维护

档案建立时，专员需建立包含基础信息、资质文件、历史交易记录及风险评分的完整电子档案，确保档案数据与ERP系统实时同步，实现信息零延迟。档案维护需定期执行“数据清洗”动作，剔除重复录入的联系人信息，更新供应商最新的联系方式及地址