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2026年档案及合同管理制度(2篇)

档案及合同管理制度一

总则

为加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案与合同资源，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工在档案及合同的形成、收集、整理、保管、利用等环节的管理活动。

档案管理

1.档案分类

行政档案：包括公司各类行政文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。行政文件按发文时间和文件类别进行编号管理，如“[年份]-[文件类别编号]-[顺序号]”。会议纪要按照会议召开的时间顺序编号，如“[年份]会纪-[顺序号]”。

人事档案：涵盖员工的招聘资料、入职档案、培训记录、绩效考核、薪酬福利记录、离职档案等。员工入职档案按照入职时间顺序编号，如“[年份]入职-[顺序号]”，培训记录按培训项目和参与人员进行整理，形成专门的培训档案。

财务档案：包含会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料等。会计凭证按时间顺序每月装订成册，编号为“[年份]-[月份]-[凭证册号]”；会计账簿按年度进行编号和归档。

业务档案：涉及公司业务开展过程中的各类资料，如市场调研、客户信息、项目策划、业务合同执行过程中的相关资料等。市场调研资料按调研项目进行编号，如“[项目名称]调研-[顺序号]”；客户信息按照客户类别和客户编号进行整理。

2.档案收集与整理

收集要求：各部门应指定专人负责档案的收集工作，及时收集本部门在工作过程中形成