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行政行业办公室秘书员文件档案管理手册

第1章档案接收与登记管理

1.1档案接收前的准备工作

接收前需明确档案分类标准，依据《机关档案管理规定》对拟接收文件进行初步筛选，剔除明显破损、缺页或内容杂乱的文件，确保档案流转的合规性。组建由档案管理员、业务骨干及纪检委员组成的接收小组，明确各成员职责分工，制定详细的《档案接收检查表》，提前熟悉待接收档案的目录结构。

准备接收专用工具，包括高清扫描仪、条码打印机、档案袋、分类架及保密印章，并检查网络环境确保电子录入系统稳定运行，防止设备故障导致数据丢失。召开接收预备会，向所有参与人员详细解读本次接收档案的密级范围、保管期限及存放地点，强调保密纪律，确保全员思想统一。检查接收环境，将接收区域设置为独立封闭空间，配备温湿度监控设备，保持环境恒温恒湿，防止纸质档案因受潮、虫蛀或霉变而受损。

提前进行系统测试，登录档案管理系统，验证账号权限、网络连通性及备份机制，确保接收过程中数据能实时且可追溯。

1.2档案接收的具体流程与规范

接收人员到达指定位置后，首先核对档案袋封面标识与《档案分类目录》中的名称是否一致，确认无误后方可开启档案袋。开启档案袋时，必须从底部或侧面小心展开，严禁从顶部直接打开，以免暴露内部文件内容，防止敏感信息泄露。

对档案袋内的文件进行快速浏览，检查文件是否齐全、装订是否牢固、是否有错漏文字，发现问题需