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行政行业办公室秘书会议记录整理手册

行政行业办公室秘书会议记录整理手册

第1章会议筹备与流程规范

1.1会议通知的精准传达与确认

会议通知是行政工作的“第一道关口”，必须遵循“三定”原则，即定时间、定地点、定主题，确保信息零误差。通知内容应包含会议标题、具体日期、起止时间、主持人、记录人、参会人员名单及会议主题，字体不小于二号，行间距不小于1.5倍，并加盖单位公章。通知渠道需分层级覆盖，对于重要决策类会议，除单位内部OA系统外，必须同步通过单位电子邮箱、手机短信及企业/钉钉工作群进行双重确认；对于临时性协调会议，则采用即时通讯工具发送含会议二维码的电子版通知，确保参会人员手机可扫码直达会议详情。

发送时间应严格控制在会前24小时至72小时之间，避免过早导致信息遗漏或过晚造成准备不足；若遇特殊情况需延期，必须在原通知中明确告知新的时间、地点及延期原因，并再次发送确认函，形成闭环管理。在通知正文中必须嵌入“回执”栏位，要求参会人员填写“收到时间”、“收到时间”、“姓名”、“岗位”及“是否同意参会”等字段，并规定回执需签收回执，以便后续追溯参会责任与确认状态。针对特殊参会人员（如外宾、重要领导或病休人员），通知中需注明其特殊需求（如需翻译、需轮椅、需提前到达等），并指定专人（如行政助理或指定联络员）负责后续对接与接待，体现行政服务的精细化。

通知