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公司会议室管理规章及使用流程规范

一、引言

会议室作为公司内部重要的协作与沟通平台，其高效、有序的使用对于提升会议质量、保障工作顺畅进行具有不容忽视的作用。为进一步规范公司会议室的管理，优化资源配置，确保各类会议活动的顺利开展，营造整洁、安静、专业的会议环境，特制定本规章。本规章旨在明确会议室的使用规范、预约流程及管理责任，适用于公司全体员工及所有外来访客在公司内部会议室的各项活动。

二、管理职责

1.行政部为本公司会议室管理的归口部门，负责会议室的日常维护、设备检修协调、使用情况监督以及本规章的解释与修订工作。

2.各部门应积极配合行政部的管理工作，教育本部门员工自觉遵守会议室使用规范，共同维护良好的会议秩序。

3.全体员工均有责任爱护会议室设施，保持环境卫生，并按照规定流程使用会议室。

三、会议室使用规范

（一）预约管理

1.预约系统：公司统一采用线上会议室预约系统进行会议室的预订。员工需通过该系统查询会议室实时状态并提交预约申请。

2.预约规则：

*预约申请需明确会议主题、所需会议室、使用时间段、参会人数及是否需要特定设备支持。

*为保证资源公平利用，单次会议预约时长建议控制在合理范围内，确需长时间占用会议室的，应提前与行政部沟通。

*预约成功后，系统将自动发送确认信息。如会议取消或时间变更，应及时在系统中更新，以便释放资源。

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