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2026年合同档案管理制度(2篇)

合同档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，有效保护和利用合同档案信息资源，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类合同档案管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、履约凭证等。

二、管理职责

公司设立专门的合同档案管理部门（以下简称“档案管理部门”），负责统筹、协调和指导公司合同档案管理工作。档案管理部门的职责包括：制定和完善合同档案管理制度、业务规范和操作流程；组织合同档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作；开展合同档案信息化建设，实现合同档案的数字化管理和共享利用；对各部门合同档案管理工作进行监督、检查和考核。各部门应指定专人负责本部门合同档案的收集、整理和移交工作，确保合同档案的完整、准确和及时归档。

三、合同档案的收集

在合同签订过程中，合同承办部门应及时收集合同起草、审核、审批过程中形成的相关文件资料，包括合同草案、审核意见、审批文件等。合同签订后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同正式文本（包括正本和副本）及相关附件、补充协议等资料收集齐全，