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汽车行业采购部采购员采购样品寄送记录手册

第1章样品寄送前准备与需求确认

1.1样品规格与数量确认

在正式下单前，采购员需依据产品技术图纸（BOM表）与最新研发确认书，逐一核对零件号、材质牌号及公差配合标准，确保实物参数与电子设计完全一致，避免因参数偏差导致的批量返工或客户索赔风险。针对量产车型或试制样车，需精确计算理论数量，同时结合历史交付数据与当前产能排程，在“理论数量+5%安全余量”的范围内锁定最终寄送数量，并填写《样品数量确认单》进行双重签字确认。

对于外观件或易损件，需考虑客户实际使用场景的磨损率，在规格确认时明确标注“试用量”与“标准件”的区别，例如在确认单中注明“前10件为试用量，后续按标准件规格生产”，防止因试用量不足导致客户样车组装。针对特殊定制件，需提前与供应商沟通并获取《技术规格书（TS）》中的详细图纸版本，确认图纸编号、图层设置及标注符号，确保寄送的样品图纸版本与客户接收端使用的CAD版本完全兼容。对于模具或工装类样品，需明确模具编号、开模日期及模具状态（如“新模”或“修模后”），并在确认单中注明模具编号及模具状态，以便接收方准确评估样品的生产周期与成本预估。

在数量确认环节，必须执行“三单匹配”原则，即核对《采购订单（PO）》、《技术规格书》与《生产排程表》，确保数量、规格与排程时间逻辑自洽，杜绝因数量超量导致的库存积压或