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行政行业秘书部秘书员会务组织工作手册

第1章会务筹备管理

1.1会议需求分析与策划

秘书员需通过“五问法”精准拆解会议核心要素，即明确会议名称、时间地点、参会人数、议题主题及预期产出，并初步判断会议是常规内部协调会还是重要对外汇报会，这将直接决定后续的预算规模和场地等级。接着，运用SWOT分析法对会议进行战略定位，分析内部优势（如单位历史口碑）与劣势（如场地紧张），外部机会（如政府开放日政策）与威胁（如突发疫情），从而确定会议的战略属性。

制定详细的会议议程表（Agenda），将会议分为“会前预热期”、“会议执行期”和“会后跟进期”，并规定每个阶段的具体动作，例如会前3天完成通知，会中2小时完成签到，会后24小时内完成资料归档。设计标准化的会议流程脚本，包含开场致辞、议题讨论、自由交流、总结发言等环节，并明确每个环节的时长控制（如议题讨论不超过45分钟），确保会议节奏紧凑有序。准备多套备用方案（PlanB），针对可能出现的设备故障、嘉宾缺席或天气变化等情况，预设具体的替代执行方案，例如主会场无法使用空调时启用备用电源和暖风机。

建立会议需求确认清单，要求参会单位提前3天提交书面确认单，逐项核对时间、人数及特殊要求，并预留3-5天的缓冲期应对突发变更。

1.2场地选择与资源评估

依据会议性质和规模，从公共场馆、酒店会议室、公司自有