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办公室文件归档流程规范

一、总则

办公室文件归档是单位行政管理工作的重要组成部分，是维护单位历史真实面貌、保障工作连续性和合规性的基础。为进一步加强办公室文件管理，提高文件归档的规范化、科学化水平，确保各类有价值的文件得到妥善保存和有效利用，特制定本规范。本规范适用于单位内部各部门日常办公文件的形成、收集、整理、归档及保管工作。

文件归档工作应遵循以下原则：统一领导、分级负责；完整准确、系统规范；及时归档、便于利用；安全保密、依法管理。

二、归档范围与时限

（一）归档范围

凡是在单位各项工作活动中直接形成的，具有查考、利用和保存价值的各种门类和载体的文件材料均属归档范围。主要包括：

1.上级机关下发的与本单位相关的重要文件、指示、决议、批复等；

2.本单位对外发出的正式文件、函件、请示、报告等；

3.本单位内部形成的各类管理制度、工作计划、总结、会议纪要、调研报告、统计报表等；

4.本单位在各项业务活动中形成的合同、协议、意向书、招投标文件、项目资料等；

5.本单位与其他单位往来的重要函电、洽谈记录等；

6.反映本单位历史沿革、机构设置、人员编制、任免、奖惩等方面的文件材料；

7.其他具有保存价值的文件材料（包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等）。

（二）归档时限

1.日常办公文件应在办理完毕后的规定时间内（通常为当月或当季度结束前）整理归档。