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行政行业办公室秘书公文流转管理手册

第一章公文收发管理

第一节公文收文登记与签收规范

收文登记是公文流转的起点，必须确保“件号唯一、时间精确、来源清晰”。秘书人员在接收文件时，需核对发文机关名称、文号及份数，若发现文号缺失或份数不符，应立即退回并记录在案，严禁私自拆封或代拆。登记簿应使用专用纸质登记册，实行“一式多联”管理，其中一联由办公室留存作为档案索引，一联移交档案室，一联备查。登记时必须记录文件的密级（如机密、秘密）、紧急程度（特急、加急）及办理时限，确保信息录入零差错。

签收环节需严格执行“当面签收、签字确认”制度，严禁代签或事后补签。秘书在签收时，应在文件右上角注明“已