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商贸行业市场部专员客户接待规范手册

第1章接待准备与物料规范

1.1接待前信息收集与需求确认

接待前必须建立标准化的信息收集模板，涵盖客户基本信息（如公司名称、行业属性、过往合作频率）、商务行程详情（如预计抵达时间、航班号、行李件数）及特殊需求（如是否需要无障碍通道、特殊饮食禁忌或会议设备需求）。依据收集到的信息，立即启动内部需求确认流程，将客户提出的“一对一沟通”或“小范围闭门会”需求，转化为具体的接待规格，并同步至市场部与安保部进行资源锁定。

在确认阶段需严格区分“正式商务接待”与“一般客户拜访”的界限，对于重要客户，必须提前24小时提交《接待任务书》，明确告知客户团队规