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零售业采购部采购员采购订单处理手册

第1章

1.1电子订单导入与格式规范

系统需自动识别并解析订单文件的编码格式（如XML或JSON），当导入文件头部的字符编码不一致时，系统应触发红色警告弹窗并自动跳过该文件，防止因乱码导致的数据损坏或后续计算错误。导入前必须在文件界面强制设定“最大允许行数”与“最大允许文件大小”参数，例如设定最大行数为5000行、文件大小不超过5MB，若用户尝试超过设定的文件，系统将立即弹出提示并锁定按钮。

系统需校验订单文件中的关键字段（如供应商名称、商品编码）是否包含非法字符或空格，若发现关键字段为空或包含非标准字符，应自动将该订单标记为“待人工审核”而非直接导入。在数据清洗阶段，系统应自动提取并填充缺失的辅助信息，例如自动从订单备注栏提取“紧急程度”标签，若订单备注栏为空，系统则默认将其标记为“普通优先级”。对于多语言订单，系统需依据预设的“多语言映射表”进行翻译转换，若源语言为中文但目标语言为英文，系统应自动将订单描述中的“采购订单号”转换为对应的英文缩写格式。

所有导入的数据必须实时写入临时数据库表，并在导入完成后立即一份“数据校验报告”，报告需列明导入成功数量、失败数量及具体失败原因，供采购员后续溯源分析。

1.2供应商信息核对机制

系统需建立“供应商主数据字典”，将已入库的合格供应商名称、统一社会信用代码、联系人及