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企业公关档案管理办法

第一章总则

1.1立法依据

本办法依据《中华人民共和国档案法》《企业信息公示暂行条例》《个人信息保护法》《保守国家秘密法》《电子文件管理暂行办法》及ISO15489-1:2016《信息与文献—文件管理》制定，适用于××集团及所属全资、控股、参股子公司（以下简称“各单位”）。

1.2术语定义

1.2.1企业公关档案：指企业在品牌传播、危机应对、媒体关系、政府事务、社会责任、赞助活动、KOL/KOC合作、舆情监测等公共关系活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体文件。

1.2.2电子件：指通过邮件、微信、钉钉、飞书、OA、CRM、Meltwater、Cision、Brandwatch、抖音企业号后台、微博蓝V后台等系统生成的原生电子文件及其元数据。

1.2.3实体件：指纸质合同、手写签到表、签名授权书、新闻剪报、签名礼品签收单、签名合影照片冲印件等。

1.3管理原则

“谁产生、谁归档、谁负责”；“一事一卷、一卷一密”；“电子为主、实体为辅、双轨核验”；“保存期限最小化、利用最大化、销毁程序化”。

第二章组织与职责

2.1集团层级

集团董事会办公室下设“公关档案管理委员会”（PRAC），主任由集团分管品牌副总裁兼任，成员包括法务、合规、信息安全、财务、审计、采购、行政、档案中心负责人。PRAC每季度召开一次例会，对重大公关