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汽车行业采购部采购员采购样品寄送记录手册（执行版）

第1章样品寄送流程规范

1.1样品寄送前准备与审批

在寄出样品前，采购员需首先对照《样品需求确认单》核对订单编号、物料编码及数量，确保“单号一致、物料无误”，若发现需求变更，必须立即发起《样品变更申请单》并获取采购经理的书面批准，严禁私自修改发货指令。采购员需提前24小时将样品寄送申请提交至公司样品管理办公室，并同步抄送质量部及生产计划部，确保样品在运输途中的可追溯性，同时需确认寄件地址的准确性及收件人联系方式是否畅通。

样品寄送前，必须检查寄件包装箱的密封性，确保内部样品无破损、无受潮，若发现包装有渗漏或变形迹象，需立即停止寄送并通知寄件方重新加固包装，必要时需申请更换专用航空箱或加厚纸箱。寄件人需携带样品及所需单据至公司指定样品库或办公区进行当面验货，采购员需全程陪同并拍照留存，重点检查样品外观、功能状态及附件完整性，验货合格后方可签署《样品签收确认单》。样品验货通过后，采购员需填写《样品寄送单》，明确标注“已验货合格”字样，并加盖公司公章，同时附上寄件人身份证复印件及授权书，作为后续运输及理赔的核心凭证。

完成单据填写及盖章后，采购员需将寄件单复印件、验货照片及样品实物一并归档至“样品管理档案”，并录入ERP系统，同时通知仓库部门准备对应的运输包装及物流单据，确保全流程闭环管理。

1.2样