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2025年政府机关办公室秘书会议记录纪要工作手册

第2章

2.1会议方案制定与审批流程

秘书需依据领导意图及部门实际业务需求，在方案制定阶段明确会议的核心目标，即通过会议解决的具体问题、达成的决策结论或需协调的事项清单，确保方案不流于形式。制定方案时，必须详细列出会议的时间、地点、参会人员范围、议程安排及预期产出成果，并附上初步的预算预估，作为后续审批和执行的依据。

方案初稿形成后，需提交至分管领导或分管秘书进行会前预审，重点审查议程设置的合理性、时间分配的紧凑度以及预期成果的可操作性，确保方案逻辑闭环。经过预审通过的方案，需经办公室主任或主要领导进行最终审批，审批通过后正式下发至会务组，并同步在内部办公系统或邮件中发布会议通知，确保信息传达零误差。审批流程完成后，秘书需立即启动会前准备工作，根据审批后的议程和参会人员信息，提前梳理所需资料清单，并安排专人负责资料收集与初审，杜绝会议现场缺项。

方案审批通过后，秘书需立即向参会人员发送正式的会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议程安排及注意事项，并抄送相关领导，确保通知渠道畅通、内容准确。

2.2会前通知与议题协调机制

秘书在收到审批通过的方案后，需第一时间向所有参会人员发送带有具体时间、地点及详细议程的正式会议通知，通知中严禁出现模糊词汇，确保参会者能提前知晓会议详情。议题协调工作需提前3-5天启动