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机关单位文档电子归档与管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范机关单位电子文档的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作，确保电子文档的真实、完整、可用和安全，有效发挥电子文档在机关履职中的支撑作用，依据国家有关档案工作的法律法规和相关标准，结合机关单位工作实际，制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于各级各类机关单位在公务活动中形成的，具有保存价值的电子文档的归档与管理。机关单位可根据本规范，结合自身特点制定具体实施细则。

（三）基本原则

1.全程管理原则：对电子文档从形成到销毁的整个生命周期进行全过程管理与监控。

2.真实性原则：确保归档电子文档的内容、结构和背景信息与形成时一致，未被篡改。

3.完整性原则：确保归档电子文档及其元数据齐全、完整，能够反映机关单位各项活动的全貌。

4.可用性原则：确保归档电子文档在规定的保管期限内可被准确检索、读取和利用。

5.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，确保电子文档在形成、传输、存储和利用过程中的信息安全和保密。

二、电子文档的收集与积累

（一）收集范围

机关单位在公务活动中形成的，具有查考利用价值的各类电子文件，包括但不限于：

2.通过办公自动化系统、业务管理系统等产生和处理的电子文件。

3.从外部接收的具有保存价值的电子文件。

（二）收集责任

各部门应明确电子文档收集与积累的责任人，确保