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金融行业办公室助理行政会议决议督办运行手册

第1章会议决议发布与签收管理

1.1会议通知与议程确认流程

会议筹备组需在会前15个工作日内完成最终议程草案，并同步至OA系统发起“行政会议决议发布”流程，系统自动触发待办任务给行政秘书，要求其核对所有参会人员名单及预约时间，确保无遗漏。行政秘书依据系统的电子议程表，向各部门发出《会议通知函》，通知中必须明确列出会议主题、具体议程项、预期参会人数、会议时长以及指定会议室和入场时间，并抄送各参会部门负责人。

参会部门负责人需在收到通知后24小时内通过OA系统回复确认，若发现议程项变更或需调整座位，应在系统内发起“议程变更申请”，经行政总监审批后更新电子议程，确保信息同步。行政秘书在会前1小时再次核对签到表与电子议程的一致性，将最终确认的《会议签到表》打印并分发至各参会部门，同时向会议室管理员发送《设备调试确认单》，确保投影仪、音响及投影幕布处于最佳状态。会议开始前10分钟，行政助理需在签到簿上逐字记录每一位参会人员的姓名、部门及签字确认，并在电子系统录入“会议入场状态”，系统自动锁定该时段会议权限，防止无关人员入场。

会议结束后，行政助理需在30分钟内完成《会议决议执行表》的初核工作，逐项核对决议事项是否已分配给具体责任人，并记录决议的签发时间、签发人及分发时间，确保所有决议信息可追溯。

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