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金融行业董事会办公室秘书董事会会议主持手册（执行版）

第1章会议前准备与议程管理

1.1董事会会议通知与参会人员确认

通知发送需遵循“提前3个工作日”的黄金法则，确保董事及高管有充足时间消化信息并安排行程，避免因临时通知导致行程冲突或会议质量下降。通知中必须明确列示会议时间、地点、议程概要及出席要求，同时附带“缺席需提前24小时书面说明”的条款，以规范纪律并留存合规证据。

会前需通过公司OA系统或邮件群发正式通知，并同步发送包含会议背景、预期目标及关键决策事项的《会议简报》，确保信息传递零误差。在通知中需指定一名“会务联络人”作为第一责任人，要求其负责收集参会回执、确认交通路线及安排会议室预定，形成可追溯的责任链条。对于需列席的董事，必须提前2小时发送“个人行程确认函”，明确其出席目的（如审阅特定文件、参与专项讨论或仅旁听），并告知其携带的必备资料清单。

若涉及跨时区会议，需在通知中明确时区换算规则及“迟到15分钟视为缺席”的判定标准，防止因时差问题引发不必要的争议或会议无效。

1.2会议议题梳理与优先级排序

议题梳理需遵循“一事一议”原则，将散落在各部门的议题汇总并归类，确保每个议题在会议前均有明确的背景材料支撑，杜绝“无米之炊”。必须建立“议题优先级评估矩阵”，根据议题对董事会战略决策的影响程度及时间紧迫性，将议题划分为“战略级”、