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行政行业办公室文员日常公文收发手册

第一章公文收文管理

第一节收文登记与签收规范

收文登记是公文流转的“第一道关卡”，必须严格执行“日清日结”原则，确保每一份incomingdocument都有据可查。收到纸质公文后，应立即核对标题、发文字号、密级标识及发文机关印章，确认无误后在《收文登记簿》上填写收文日期、编号、份数、紧急程度及经办人姓名，严禁事后补填或代填。对于电子公文，需同步在OA系统内完成电子签收，确保系统日志与纸质记录一致，形成完整的电子档案链。签收环节需严格遵循“当面签收、当面拆阅”制度，杜绝“先拆后签”或“拆阅后不签”的违规行为，这是防止公文遗失和篡改的最关键防线。若遇紧急公文，经办人应在收到后15分钟内完成签收并电话通知拟办部门，同时记录在《紧急公文签收单》上，注明送达时间、接收人及特殊情况说明，确保紧急信息不延误、不丢失。

签收时应对公文内容进行初步审核，重点检查文件内容是否完整、格式是否符合规范、页码是否连续，如发现缺页、错页或内容模糊等情况，应立即退回原发文机关或注明退回原因，并在登记簿上备注“退回原因”，严禁在未核对的情况下直接拆阅或留存。签收后的公文必须立即按指定目录分类放入信封或专用抽屉，并贴上相应的“收文号”标签，标签需清晰可见，防止混入其他文件。对于涉密公文，签收后需立即将实物放入密级柜或指定保密柜，并登记入库时间，同时