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户外活动档案管理规程

一、概述

户外活动档案管理规程旨在规范户外活动中产生的各类文件、记录和数据的管理流程，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。本规程适用于各类户外活动组织者、执行者及相关人员，涵盖档案的收集、整理、存储、利用和销毁等环节。通过科学的管理，提升户外活动效率，保障参与者的安全与权益。

二、档案管理职责

（一）档案管理部门职责

1.负责户外活动档案的统一收集、分类和整理。

2.确保档案存储环境安全、有序，防止丢失或损坏。

3.制定档案使用权限，监督查阅流程。

4.定期检查档案完整性，更新或补充缺失信息。

（二）活动执行者职责

1.在活动前完成相关计划、方案的文档准备。

2.活动中实时记录关键数据，如天气、参与人数、设备状态等。

3.活动结束后提交完整档案，包括总结报告、照片、视频等。

三、档案收集与整理

（一）档案收集内容

1.活动策划类文件：活动方案、风险评估报告、应急预案。

2.实施记录类文件：签到表、参与人员名单、场地布置图。

3.安全监控类文件：监控录像截图、急救记录、设备检查表。

4.总结报告类文件：活动复盘、参与者反馈、改进建议。

（二）档案整理要求

1.按时间顺序或主题分类，标注清晰索引。

2.电子文件需统一命名格式，如“YYYYMMDD_活动名称_内容类型”。

3.纸质文件需平整存放，避免褶皱或潮湿。

四、档案存储与安全

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