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员工人事档案管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司员工人事档案管理工作，确保档案资料的真实、完整、安全与有效利用，维护员工与公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司全体在职员工、离职员工及其他需建档管理的人员。

第三条基本原则

员工人事档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，准确反映员工个人情况及工作经历。

2.完整性原则：档案材料应全面收集，确保反映员工职业生涯的主要历程。

3.保密性原则：档案内容属于公司核心机密，管理人员须严格遵守保密规定，不得擅自泄露。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等环节均应符合本办法规定。

第二章档案的建立与接收

第四条档案建立

新员工入职后，人力资源部门应在规定时间内为其建立人事档案。档案材料主要包括但不限于：

1.员工入职登记表及个人简历；

2.身份证明、学历学位证明、职业资格证书等复印件；

3.与原单位解除或终止劳动关系的证明；

4.体检合格证明；

5.劳动合同及相关附件；

6.其他需要归档的材料。

第五条档案接收

对于从外部单位转入的员工档案，人力资源部门应认真核对档案材料的完整性和真实性，核对无误后办理接收手续，并登记存档。如发现材料缺失或疑问，应及时与原档案管理单位或员工