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2025年档案管理规范与保护手册

第1章总则与基础规范

1.1档案管理工作的定义与适用范围

档案管理工作是指对组织或个人在业务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，经过收集、整理、鉴定、保管和利用等一系列科学管理活动，以确保其真实性、完整性和可追溯性的过程。②本规范适用于所有纳入本单位档案管理体系的各类纸质、电子及数字化档案，涵盖行政、技术、财务及科研等全业务领域。适用范围明确界定为：从业务发生时的原始凭证、合同、会议记录，到项目竣工后的技术档案，直至档案移交后的永久保管记录。④对于非本单位的往来文件，若因工作需要被纳入管理，需履行严格的“借入即管理，归还即移交”程序，严禁私自留存。⑤电子档案的适用范围包括存储在服务器、移动硬盘、云端存储介质中的所有数据，其管理逻辑与纸质档案一致，但需额外考虑数据备份与防篡改机制。本规范特别强调，涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的档案，其适用范围需严格依据法律法规及保密级别进行划分，实行分级分类动态管控。

档案管理工作的定义与适用范围具体界定为：凡是本单位在日常生产经营活动中产生的，具有查考利用价值的历史记录，无论其载体形态如何变化，均属于本规范管理的范畴。②适用范围不仅包括内部归档文件，还包括经法定程序批准对外提供的档案副本，以及因历史遗留问题需追溯至早期的档案资料。对于跨部门、跨单位的联合办公