企业资料档案管理系统模板.docVIP

企业资料档案管理系统通用模板

一、系统适用范围与核心价值

二、档案管理全流程操作指南

（一）档案分类与编码规则

档案分类：按业务属性分为一级分类（如“行政类”“人力资源类”“财务类”“法务类”“项目类”），二级分类在一级分类下细化（如“行政类”下设“会议纪要”“公司制度”“证照文件”等）。

编码规则：采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”格式，例如：

行政类会议纪要：XH-JY-2024-001（XH=行政，JY=会议纪要，2024=年份，001=流水号）

人力资源类员工档案：RL-YG-2024-015（RL=人力资源，YG=员工档案）

注：分类代码及编码规则需在企业内部统一公示，保证全员知晓。

（二）档案建档与归档

资料收集：各部门指定档案联络人，负责本部门档案资料的日常收集，保证资料完整性（如合同需包含原件、审批单、补充协议等）。

信息登记：填写《档案基本信息表》（详见模板表格1），录入档案名称、分类编码、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、保管期限、责任人、存放位置等信息。

资料整理：

纸质档案：去除夹订金属物，统一用A4纸规格，破损资料修补后装入档案袋，袋面标注档案名称及编码。

电子档案：扫描纸质文件为PDF格式（分辨率不低于300DPI），命名与档案编码一致，存储至指定服务器或云盘加密文件夹。

归档审核：部门负责人审核档案信息准确性与完整性，签字确认后提交至档