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2025年档案管理规范与流程手册

第1章总则与基础规定

1.1档案管理工作的定义与范畴

档案管理工作是指对组织内部或外部产生价值的各类文字、图表、声像、电子数据等具有保存价值的历史记录进行收集、整理、保管、利用及销毁的全生命周期管理活动，其核心在于确保档案的真实性、完整性和安全性。档案管理范畴涵盖从项目立项、实施过程、竣工验收到后期运维及历史归档的每一个环节，既包括纸质档案的实体化存储，也包括数字档案的数字化转换与元数据管理，形成“源头采集-过程控制-终末归档”的闭环体系。

根据《档案法》及相关行业标准，档案管理的范畴不仅限于文件本身，还延伸至档案载体、档案著录、档案检索、档案鉴定、档案保管设施以及档案信息服务等支撑性工作的有机统一。在2025年规范下，档案管理的范畴扩展至全寿命周期管理，强调对“一次计量、永续利用”原则的贯彻，确保档案信息能够随着时间推移持续产生新的价值，而不仅仅是作为历史凭证存在。档案管理工作的主体是档案管理部门（或指定部门），但范围覆盖到档案形成单位的所有岗位，要求业务人员、技术支撑人员及决策层共同参与，形成“全员档案意识”的协同工作机制。

具体执行中，档案管理范畴需明确界定“一般档案”与“特殊档案”的区别，一般档案侧重于日常业务流转中的文件记录，而特殊档案则涉及重大决策、核心数据及涉密信息，需执行更严格的分级分类管理制度。

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