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2025年档案管理规范与使用手册

第1章总则

1.1适用范围与定义

本章节适用于所有党政机关、企事业单位及社会组织在2025年度开展的档案管理工作，涵盖从纸质档案的归档、整理、鉴定到数字化扫描、元数据标注及电子档案服务的完整全生命周期。针对2025年“智慧档案”建设要求，凡涉及档案库房环境监控、档案检索系统对接及移动档案应用系统操作的，均纳入本适用范围，确保管理标准统一、执行有据可依。

“档案”在本定义中特指具有保存价值的历史记录载体，包括纸质文件、电子文档、声像资料及实物档案，且需符合GB/T18894《档案工作基本术语》中关于“档案实体”与“档案信息”的严格区分。2025年档案管理工作的核心定义是“规范化、数字化、智能化”，即通过标准化的操作流程确保档案实体安全，利用数字技术实现档案资源的深度挖掘与高效利用，形成可追溯、可查询的档案知识体系。适用范围中特别强调，涉及重大历史事件、企业核心机密或国家重要战略资源的档案，无论其载体形式如何，均必须纳入本章节规定的管理体系，严禁私自留存或随意处置。

本章节定义的“档案部门”不仅指传统的档案科或室，在2025年语境下更包括负责档案数字化加工、系统运维及档案利用服务的专职岗位，其职责需与档案信息化需求紧密挂钩。

1.2编制依据与基本原则

编制本手册的主要依据包括国家档案局发布的《电子文件归档与电子