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外贸业务操作与风险控制手册

第1章外贸业务全流程入门与基础操作

1.1询盘与报价流程

询盘是外贸业务的第一步，买方通过邮件或网站向卖方提出需求。业务员需明确客户意图，例如：“请提供2024年新款铝合金办公椅的样品及价格表。”回复询盘时，必须确认产品规格，如“收到，请确认数量是500套还是1000套，颜色是否包含黑色？”

报价的前提是掌握成本结构，需计算材料费、人工费、包装费及预期利润，例如“基于当前铝价波动，综合成本测算后，建议报价为85美元/套。”报价单需注明付款条款，如30%定金，70%发货前付清”或TT即期付款”，避免后续资金风险。报价单必须包含有效日期，如“本报价有效期为7天，若7天内未回复将视为放弃”，以此管理销售周期。

发送报价后，需密切监控客户反馈，若客户仅回复“价格贵了”，需立即分析是竞品降价还是客户预算调整，并准备备选方案。

1.2订单确认与合同起草

收到客户确认订单（PO）后，需核对PO号、数量、单价、交货期和付款方式是否与报价一致，确保数据零误差。客户确认订单后，应要求客户签署正式合同，合同中需明确双方权利义务，例如“买方应在收到货物后14天内验收并支付尾款。”

合同起草需包含不可抗力条款，如“若因自然灾害导致无法交货，双方可协商延期交付，但不免除违约责任。”合同签署后，需立即通知财务部门，将