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2026年档案管理制度与档案管理规范化

核心术语定义

为统一全流程管理标准，首先对本制度涉及的核心概念给出明确定义：

1.原生电子档案：指在业务办理过程中直接通过计算机系统生成、未经过纸质打印扫描转换的电子文件，具备完整的元数据和电子签章，可直接作为有效凭证使用。

2.归档范围：指符合国家法规要求、具备保存价值的各类纸质、电子、声像、实物文件材料的集合，不属于归档范围的临时零散文件可由业务部门自行留存1年后销毁。

3.档案四性检测：指针对电子档案开展的真实性、完整性、可用性、安全性专项校验，是电子档案具备法律效力的前置必要条件。

4.档案数字化加工：指将存量纸质档案通过高清扫描、图像处理、元数据著录等工序转换为符合标准的电子副本的工作过程，加工全程需符合保密管理要求。

5.三地备份：指电子档案同时存储在三个物理位置独立的存储节点，分别为单位本地档案库房存储服务器、距离单位30公里以上的同城备份中心、距离单位300公里以上的异地灾备中心，任意两个节点同时发生故障时仍可完整恢复全部档案数据。

总则

本制度完全依据现行有效法律法规制定，包括《中华人民共和国档案法》2021年施行版本、《中华人民共和国档案法实施条例》2024年施行版本、国家档案局第13号令《机关档案管理规定》、DA/T18-2022《档案著录规则》、DA/T31-2022《纸质档案数字化规范》、DA/T48