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公司文件资料归档管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司各类文件资料的管理，确保信息资源的完整、安全与有效利用，保障公司经营管理活动的有序进行，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称文件资料，是指公司在生产经营、行政管理、项目开发、对外交往等各项活动中形成的，具有保存价值的各种形式的记录，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、声像资料等。归档是指将处理完毕且具有保存价值的文件资料，按照规定的程序和方法进行整理、分类、编号、装订、移送档案室保存的过程。

第三条适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类文件资料的归档管理工作。

第四条基本原则

文件资料归档管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：归档文件资料必须真实反映公司各项活动的客观情况。

（二）完整性原则：归档文件资料应齐全完整，系统反映相关活动的全过程。

（三）规范性原则：归档工作应遵循统一的标准和程序，确保档案的规范有序。

（四）安全性原则：采取有效措施，保障归档文件资料的实体安全和信息安全。

（五）可利用性原则：便于档案的检索、查阅和利用，服务于公司各项工作。

第二章管理机构与职责

第五条管理部门

公司综合管理部（或指定专门档案管理部门，下同）是文件资料归档管理的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督检查公司的归档工作。