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档案管理规范与利用技巧手册

第1章总则与基础规范

1.1档案管理定义与适用范围

档案是指组织在业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史资料。依据《中华人民共和国档案法》及《机关档案管理规定》，档案是记录机关单位履行职能、完成工作任务过程中所形成的具有保存价值的各种文件材料的集合体，其核心特征包括“真实性”、“完整性”和“长期保存性”。适用范围涵盖各级党政机关、企事业单位、社会团体以及各类事业组织，无论其规模大小或业务性质如何，只要形成过程中产生了具有保存价值的记录，均纳入档案管理范畴。对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，还需依据《档案法》及保密规定进行分级管理。

档案管理的核心目标是确保档案资源的安全、完整、可用，并实现其历史价值和社会效益的最大化。这一目标要求档案管理工作必须贯穿档案的“全生命周期”，从形成、收集、整理、保管、利用到销毁，每一个环节都受到严格规范的约束。档案管理的适用范围不仅包括传统的纸质档案，还极大地扩展至电子档案、数字化档案及多媒体档案。随着信息技术的发展，电子数据的真实性验证、完整性校验以及跨介质互操作已成为现代档案管理的重要课题。档案管理的应用场景广泛，既服务于内部决策支持，如企业通过档案分析优化供应链策略；也服务于外部社会需求，如政府信息公开、法律诉讼取证、历史研究及教育科研等，体现了档案作为“