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介绍信开具使用及回收管理规程（2025版）

第一章总则

第一条为进一步规范公司对外行政事务联络行为，加强介绍信的开具、使用及回收全过程管理，防范经营风险，维护公司合法权益，确保印章与对外证明文件的严肃性与安全性，依据国家相关法律法规及公司内部印章管理制度，结合公司2025年度数字化管理升级规划，特制定本管理规程。

第二条本规程所称介绍信，是指公司对外出具，用以证明持信人身份、授权其前往特定单位或部门办理特定公务的书面凭证。介绍信具有法律证明效力，是公司对外行使权利、承担义务的重要依据。

第三条介绍信管理遵循“统一管理、专人负责、审批前置、闭环控制”的原则。所有介绍信必须由行政部（或综合管理部）统一开具、登记、回收，严禁各部门擅自打印、盖章或出具具有介绍信性质的函件。

第四条本规程适用于公司总部、各分公司及各驻外机构的所有部门及全体员工。子公司参照本规程执行，或依据本规程制定相应实施细则。

第二章管理职责与权限划分

第五条行政部（或综合管理部）是介绍信管理的归口部门，其主要职责包括：

（一）负责制定和修订介绍信管理相关制度；

（二）负责空白介绍信的采购、保管、编号及防伪管理；

（三）负责依据审批流程开具介绍信，并加盖公司公章（或专用章）；

（四）负责建立介绍信管理台账，实行动态监控；

（五）负责使用完毕后的回收、核销、归档及销毁工作；

（六）定期对介绍信使用