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档案管理规范与安全保护指南（执行版）

第1章总则与职责界定

1.1档案管理工作的定义与适用范围

档案管理工作是指对具有保存价值的文字、图表、声像等不同形态的档案，按照其形成规律和保管要求，进行收集、整理、鉴定、归档、保管、利用等全过程的规范化活动。这一过程不仅仅是简单的存放，而是对历史信息的系统性重构。适用范围涵盖各级党政机关、企事业单位、社会团体及各类社会组织在业务活动中产生的具有保存价值的文件材料。无论文件载体是传统的纸质文档还是电子数据，只要其反映了单位历史面貌或具有法律凭证价值，即纳入管理范畴。

档案管理的核心目标是确保档案的真实性、完整性和安全性，同时实现档案资源的有序化、数字化和可追溯性。通过规范化管理，将分散的档案资源转化为可被广泛利用的知识财富，服务于决策、考核与审计。在适用范围界定中，需特别注意区分“一般性行政事务记录”与“具有保存价值的档案”。一般性记录如日常考勤表、临时会议纪要若未形成系统性且无长期保存价值，可不纳入；而涉及重大决策、重要人事任免、法律纠纷等关键信息，无论载体形式如何，均必须纳入。对于电子档案，其适用范围同样适用，但需遵循“双套制”原则，即同时保存纸质原件和电子数据副本。电子档案的适用范围不仅限于内部系统，还延伸至对外公开的档案查询服务，确保信息不丢失、不篡改。

本章节明确，档案管理工作的实施主体包括档案管理部门、业务部门及