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2025年企业档案管理规范与操作手册

第1章总则与基础规范

1.1档案管理定义与适用范围

档案管理的定义是指对企业在生产、经营、科研、教学等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的历史记录，通过收集、整理、保管、利用等全生命周期活动，实现其凭证性、参考性、研究性和教育性价值的过程。②本规范适用于公司总部及所有下属分支机构、子公司、项目部、车间班组等所有层级单位，涵盖纸质档案、电子档案及数字化档案的归档与销毁工作。适用范围不仅包括财务、人事、技术、商务等核心业务档案，也延伸至合同、知识产权、客户资料、项目结项报告等非传统但具有法律效力的档案材料。④档案管理遵循“谁产生、谁负责，谁使用、谁保管”的原则，确保档案在产生、流转、归档、保管、利用及销毁各环节的责任可追溯。⑤本规范依据《中华人民共和国档案法》、《企业文件材料归档范围和文书资料保管期限规定》及公司《信息化档案管理办法》制定，旨在构建标准化、规范化的档案管理体系。所有新增业务部门、新入职员工及外协单位在涉及档案形成时，必须严格参照本章节规定执行，不得擅自改变归档范围或保管期限。

1.2企业档案管理基本原则

真实性是档案管理的生命线，严禁对档案进行伪造、篡改、隐匿或销毁，确保档案内容客观反映历史事实。②完整性要求档案必须齐全，不得有缺失，特别是关键业务节点、重要会议记录、重大合同及资产清单等核心材料