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会议管理操作手册

前言

我做企业行政会务工作快十年了，前前后后经手大大小小的会议有几百场，从三五个人的部门临时碰头会，到几百人的行业发布会、经销商大会都办过。刚入行的时候我也手忙脚乱踩过无数坑：放过错领导的座位牌、试过会议开始前投影连不上、还碰到过茶歇点心不够大家略显尴尬的场面。这么多年摸爬滚打下来，我把所有实操经验整理成了这本操作手册，没有什么空泛的大道理，全都是能直接拿来用的干货，不管是刚入行的新人，还是偶尔需要负责会议的同事，都能照着做，帮你少走我当年走过的弯路。

1会前筹备：会议管理的核心基础

想要把会开好，会前准备占了七成功夫，准备做足了，会开成一半就稳了。

1.1第一步：对接清楚所有核心需求

很多新人刚接到会议通知，第一反应就是去找场地订会议室，这其实是错的，没搞清楚需求就动手，很容易做无用功。

1.1.1需求对接一定要问清五个核心问题

第一个是会议性质：是内部研讨还是对外接待？是正式汇报还是开放式培训？不同性质的会布置完全不一样，比如开放式培训需要留足够的空间放小组讨论的桌子，正式汇报就要把主要位置留给发言台。第二个是参会人数：要问清楚固定参会多少人，有没有可能临时加人，一定要预留出10%左右的余量，我刚入行那次就是没问清楚，原本说12个人的会，结果来了18个，小会议室挤得转不开身，特别尴尬。第三个是特殊需求：有没有上级领导或者外部嘉宾？嘉宾有没有饮食禁忌、行动