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档案查阅权限管控办法

我在档案管理岗位做了快十年，从最开始单位没有明确规矩，谁来要档案都随手给找，到后来出过几次不大不小的乱子——比如竞争对手扮成合作方查走了我们未公开的项目报价，给公司造成了几十万的损失；还有一次同事随便调了别人的人事档案，泄露了员工的隐私病史，搞得当事人闹了好长时间情绪，单位也跟着赔礼道歉。从那之后我就牵头一点点梳理，攒出了这套档案查阅权限管控办法，核心不是为了卡大家、限制大家，而是既守好单位的核心信息安全，也保护每一个员工的隐私权益，把丑话说在前面，反而省了后面很多麻烦。

1总则

1.1制定目的

制定本办法的核心目的，就是明确不同档案的查阅边界，规范所有查阅行为，避免信息泄露、乱用档案的问题出现。一方面，单位的档案里既有核心商业机密、战略规划，也有每一位员工的个人身份信息、健康情况、薪酬待遇这些隐私内容，没有权限管控，随便什么人都能看，本质上就是对单位利益和员工个人权益的不负责。另一方面，清晰的权限划分也能减少大家来回跑、互相推的麻烦，真正需要查档案办公的人能快速走流程拿到，不该碰的内容也能明确说清不能碰，省得大家猜来猜去。我常跟同事说，我们做这个不是搞“一刀切”不让大家用档案，是让档案用得更安全、更顺畅而已。

1.2适用范围

本办法适用于本单位所有存档的档案资料，不管是纸质的原始档案，还是存在档案管理系统里的电子扫描件、电子文档，全部都按照这个办法管。