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采购部关于退货流程确认的联系函6篇范本

采购部关于退货流程确认的联系函第1篇

尊敬的采购部负责人：

我公司现就近期收到的退货申请事宜，特此函告并确认相关流程安排，以保证退货事项的顺利处理。

根据贵方提供的退货申请单（编号：XXXXXX），我公司已收到相关产品，并确认该批货物符合退货条件。为保证退货流程的合规性和时效性，现就退货流程及相关要求作如下说明：

1.退货物品确认

退货商品为贵方于2025年3月15日寄达我公司，货号为XXXXXX，共计XX件，规格为XX型号，总价为人民币XX元。

2.退货原因说明

该批货物因客户要求更换为其他型号，经我方质量检测确认符合退货条件，故提出退货申请。

3.退货流程安排

为保证退货流程高效有序，我方已安排以下步骤：

退货物品将由我方物流部门于2025年3月20日前完成签收并寄回贵方。

退货物品将在收到后3个工作日内完成清点与验收。

验收合格后，我方将开具正式退货单据，并于2025年4月10日前完成结算流程。

4.相关联系方式

如有任何疑问或需进一步配合，请随时与我方采购部联系。

联系人：张伟

0215678

地址：上海市浦东新区XX路XX号XX大厦XX层

请贵方确认上述退货流程安排，并在收到本函后3个工作日内回复确认信息。我方将据此安排后续操作