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高校毕业生档案数字化采集工作指导讲稿

一、引言

1.1时代背景与政策要求

国家政策导向：教育部《普通高等学校学生档案工作管理办法》明确要求推进档案管理信息化、数字化。

数字转型趋势：2022年后，多地高校启动毕业生档案数字化改革，实现“一人一档、线上流转、终身可查”。

1.2重要性

毕业生档案是个人成长轨迹的法定凭证，直接影响升学、就业、政审等关键环节，数字化采集可大幅提升档案管理的效率、安全性与服务对象满意度。

二、档案数字化采集工作流程详解

2.1前期准备阶段

2.1.1资料核实

制定毕业生档案清单（需包含必含材料：学籍卡、成绩单、体检报告、实习鉴定等，共计X类）

与毕业生或院系确认档案完备性，缺失材料限期补交或说明原因

2.1.2技术规范统一

项目

技术标准

排版方向

默认纵向、A4纸、黑白打印

封面信息

必含学校公章、学号、姓名、时间

扫描格式

JPEG（XXXdpi）、原生文件附PDF副本

2.1.3团队分工

现场扫描组（2人/天可处理300份档案）

目录编目组（承担元数据录入）

质检复核组（三级审核机制）

2.2实施操作阶段

2.2.1文件扫描处理

操作规范：

打开“高拍仪”或桌面扫描软件，设置分辨率300dpi，色彩模式黑白

对每页文件严格对齐（采用三线校正法：左下角-中间-右上角）

特殊格式扫描：手写文件采用“平摊式”拍摄；立体材料（如奖状）需局部重