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关于会议准备工作的联系信(8篇)

关于会议准备工作的联系信篇1

尊敬的XX公司领导：

您好！

感谢贵公司长期以来对我司的信任与支持。为保证本次会议顺利召开，我司已全面部署相关准备工作，现就会议筹备情况函告

一、会议基本信息

本次会议将于2025年4月15日（星期六）上午9:00在贵公司总部三楼会议室举行。会议主题为“2025年度战略合作计划推进会议”，参会人员包括贵公司相关负责人及我司高层管理人员。

二、会议筹备情况

1.会议议程安排

9:009:20会议开幕及签到

9:2010:00主持人致辞

10:0011:00战略合作方案汇报

11:0012:00分组讨论与交流

12:0013:00午餐及休息

2.会议材料准备

我司已整理好会议所需的资料包，包括战略合作方案草案、过往合作成果报告、市场分析报告及参会人员名单。所有材料已通过内部审批，并将于4月14日17:00前发送至贵公司指定邮箱。

3.场地与设备保障

会议场地已确认为总部三楼会议室，空间充足，配备必要的投影设备、音响系统及网络支持。我司已安排专人负责现场布置及设备调试，保证会议顺利进行。

4.交通与住宿安排

为方便参会人员前往会议地点，我司已与贵公司协调，安排会议期间的交通接送服务。参会人员可凭会议通知乘坐公司