关于会议室使用的通知.docxVIP

各位同事：

为进一步提高公司会议室的使用效率，保障各类会议活动的有序开展，营造整洁、高效的会议环境，现就会议室的规范使用与管理事宜通知如下：

一、预约管理

会议室作为公司公共资源，为确保其合理分配与高效利用，所有会议室的使用均需提前通过公司指定的线上预约系统进行预约。请各位同事在预订时，准确填写会议主题、所需会议室、使用时段、参与人数及联系方式等关键信息，以便后台统筹安排。

预约成功后，系统将自动发送确认信息至预约人。为避免资源浪费，如遇会议取消或时间变更，请务必及时在预约系统中更新或取消预约，以便其他同事能及时获取可用资源。原则上，会议室预约应提前一个工作日进行，对于临时紧急会议，需在使用前与行政部门确认当前空闲情况。

二、使用规范

1.按时使用与结束：请预约人或会议组织者提前十分钟到达会议室，做好会议准备工作。会议应严格按照预约时间开始和结束，避免超时占用，以免影响后续预约者的使用。如确需延长使用时间，需提前查看后续是否有预约，并与行政部门或后续使用者协商一致。

2.保持安静与整洁：会议期间，请将手机调至静音或震动状态，避免大声喧哗，共同维护办公区域的安静环境。会议结束后，请使用人负责将会议室恢复原状，包括但不限于：清理桌面杂物，将座椅归位，擦拭白板或黑板，关闭会议室内的灯光、空调、投影仪、音响等设备电源，并锁好门窗。

3.设备使用与保管：会议室配备的投影设备、音