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2026年公司人事档案管理办法

第一章总则

1.1目的与依据

2026年1月1日起，公司全面执行《人事档案管理办法（2026版）》。本办法以《档案法》《劳动合同法》《个人信息保护法》及公司《数据安全管理制度》为立法依据，旨在建立“来源可靠、内容真实、流转可控、利用合规、保存安全”的人事档案全生命周期管理体系，为人力资源决策、人才梯队建设、合规审计及员工职业发展提供唯一、权威、可追溯的数据源。

1.2适用范围

本办法覆盖公司在中国大陆、香港、新加坡三地办公区所有签订劳动合同、实习协议、劳务派遣协议及退休返聘协议的人员，含外籍员工、数字游民、共享用工及算法派单类灵活用工。境外分支机构参照当地法律做差异化映射，但须向总部人力资源中心（HRSSC）履行备案义务。

1.3管理原则

①单点归口：以员工编号（EID）为唯一主键，杜绝“多口建档、重复建档”。

②最小够用：只收集与“选育用留”直接相关的材料，禁止超范围索取。

③全程加密：传输层TLS1.3+国密SM4，存储层AES-256，密钥托管在FIPS140-3硬件模块。

④用数留痕：任何查询、下载、打印、接口调用均写审计日志，保存≥7年。

⑤场景驱动：档案数据只在“入职、转正、调配、晋升、培训、绩效、离职、审计、退休、去世”十大触发场景中被激活，其余时间处于冻结态。

第二章档案分类与代码

2.1十三大类档案

代码

名称