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企业证照管理制度及保管流程

第一章总则

1.1制定目的

为规范企业各类证照、资质证书、备案文件的日常管理、保管、使用、变更、年审、注销全生命周期流程，建立“统一归口、专人保管、全程留痕、规范使用、动态管控、风险可控”的证照管理体系，杜绝证照遗失、损坏、滥用、私用、外泄、过期失效、违规借用等管理风险，保障企业合法经营资质持续有效、证照使用合规可控，防范因证照管理不规范引发的经营风险、合规风险、法律风险及信誉风险，支撑企业生产经营、项目合作、招投标、资质申报、行政核查等各项工作有序开展，特制定本制度及流程。

1.2适用范围

本制度适用于公司本部及下属所有业务板块、部门、岗位涉及的全部企业证照、资质文件、备案凭证及授权文书，覆盖证照入库保管、日常运维、借阅使用、复印打印、对外出示、变更补办、年审延期、注销作废、归档销毁等全流程管理。公司全体员工、外部合作单位、临时工作人员因工作需要使用公司证照的，均须严格遵守本制度规定。

1.3管理原则

统一归口、集中管理：所有证照实行统一归口行政中心管理，专人专柜保管，杜绝分散存放、多人保管、无人管控。

权责清晰、专人负责：明确证照管理员、使用人、审批人岗位职责，证照保管、使用、追责权责一一对应。

全程留痕、闭环可溯：所有证照领用、借用、复印、外带、变更、补办动作全程登记、台账留痕、闭环管理。

合规使用、严控风险：严格限定证照使用场景、使用范